Archiviazione documentale

Archiviare per velocizzare e risparmiare.

Arca DMS (Document Management System) è la soluzione che permette di archiviare puntualmente, attraverso un sofisticato sistema di catalogazione, tutti i documenti che un’azienda gestisce attraverso il proprio gestionale (ddt, fatture passive, documenti vari, stampe fiscali, etc) ed in qualsiasi formato (.xml, .pdf, .xlsx, .docx, .txt, e-mail, ecc.). Gli utenti del gestionale, tramite una comoda funzione di ricerca, possono recuperare e visualizzare in modo comodo e veloce quanto allegato senza dover cercare sugli archivi cartacei o sul proprio file system. Il modulo, inoltre, permette l’archiviazione delle fatture emesse in formato elettronico e la gestione delle varie notifiche legate al dialogo con lo SDI e con la PA.

Con ArcaEvolution e’ possibile associare un documento cartaceo, acquisito a mezzo scanner o fax, direttamente alle funzioni gestionali.

Da diversi anni si parla di archiviazione elettronica dei documenti e sono molte le aziende che hanno introdotto tecnologie hardware e software per convertire l’archivio cartaceo in immagini digitali facili da ricercare e da distribuire.
I vantaggi offerti dal sistema di archiviazione documentale sono molteplici:

  • risparmio di tempo nella ricerca di un documento (in pochi secondi e’ possibile recuperare documenti tra svariate migliaia di immagini inserite)
  • semplicità di distribuzione dei documenti ad altri utenti; sicurezza e congruenza delle informazioni presenti in archivio

Con un archivio digitale le informazioni sono gestite in modo veloce, sicuro e organizzato.La peculiarità introdotta nel modulo di archiviazione documentale presente in ArcaEvolution evidenzia ancora una volta la completa integrazione alle funzioni gestionali. Con ArcaEvolution, mediante l’uso di periferiche scanner, l’operatore infatti acquisisce i documenti direttamente dal gestionale.
Per esempio al movimento contabile di registrazione di una fattura d’acquisto si possono associare i documenti relativi come la fattura cartacea del fornitore, i solleciti ricevuti, ecc.

Durante il processo di acquisizione dati, il sistema provvede a creare in automatico le chiavi di ricerca necessarie al successivo ritrovamento del documento stesso, una volta archiviato.
La funzione di acquisizione da scanner e’ abilitata nei punti più strategici del gestionale: nella registrazione dei movimenti contabili, nella creazione di documenti (es, ordine cliente, ordine fornitore, ecc), nelle anagrafiche cliente e fornitore.

La procedura e’ abilitata automaticamente con un messaggio di richiesta del tipo Vuoi attivare l’archiviazione documentale?. Confermando la richiesta si apre una finestra, nella quale, con un clic del mouse, si abilita la lettura dallo scanner con relativa archiviazione automatica del documento.
In pochi secondi il sistema acquisisce il documento e associa le informazioni gestionali relative, per unire in forma logica il documento ad un movimento contabile.

Il modulo di archiviazione documentale risulta molto utile per tutti gli utenti che utilizzano ArcaEvolution. La possibilità di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro.

Se vuoi ricevere maggiori informazioni, inviaci una mail a info@insoftosra.it e sarai contattato da un nostro Responsabile Commerciale.